Vapaudenristin kunniamerkkejä annetaan yleensä kaksi kertaa vuodessa. Puolustusvoimain lippujuhlan päivän yhteydessä palkitaan kunniamerkein yleensä Puolustusvoimien ja Rajavartiolaitoksen sotilas- ja siviilihenkilöstöä.   Itsenäisyyspäivän yhteydessä kunniamerkkejä annetaan muille ansioituneille kansalaisille. Tarvittaessa kunniamerkkejä voidaan antaa myös muina ajankohtina.

Kunniamerkit myöntää tasavallan presidentti ritarikunnan suurmestarina. Vapaudenristin ritarikunnan ohjesääntö, joka on annettu tasavallan presidentin asetuksella nro 550/18.8.1944, ohjaa edelleen toimintaa ja on myöhemmin annettujen lisämääräysten perusta.

Kunniamerkkiä voidaan ehdottaa muun muassa

• Suomen Puolustusvoimissa, Puolustusministeriössä ja Rajavartiolaitoksessa palveleville sotilaille sotilaallisista ansioista
• Puolustusvoimien palveluksessa oleville ja muille Puolustusvoimien hyväksi työskennelleille siviilihenkilöille Puolustusvoimiin kohdistuvasta ansiokkaasta toiminnasta
• Siviili- ja sotilashenkilöille ansiokkaasta toiminnasta Suomen maanpuolustuksen hyväksi, varsinkin ajankohtaisessa maanpuolustustyössä ja vapaaehtoisen maanpuolustuksen hyväksi
• Kansainvälisissä tehtävissä ansioituneille, kun kyseessä on toiminnan sotilaallinen tai maanpuolustuksellinen vaikuttavuus
• Maamme turvallisuuspolitiikan ja ulkoisen turvallisuuden hyväksi merkittävällä tavalla toimineille kansalaisille sekä kansalaisille, jotka ovat muulla tavoin edistäneet Suomen turvallisuusaseman vahvistumista.

Useimmiten ehdotuksia kunniamerkin antamisesta tekevät julkishallinto, viranomaiset ja järjestöt, mutta ehdotusten tekijöitä ei ole erikseen ennalta määritetty tai rajattu.

Kunniamerkin myöntämisajankohtana on pääsääntöisesti oltava kulunut vähintään seitsemän vuotta edellisestä kunniamerkin saamisesta. Vastaavasti sotilasansiomitalin suhteen Vapaudenristin ritarikunta noudattaa kahden vuoden aikarajaa. Henkilölle ei saa esittää samanaikaisesti useampien kuin yhden ritarikunnan kunniamerkkiä.

Ehdotus laaditaan ensisijaisesti Vapaudenristin ritarikunnan kunniamerkin ehdotuslomakkeelle. Jos ehdotuksia tehdään useammalle henkilölle, on suositeltavaa, että ehdottaja asettaa henkilöt puoltojärjestykseen. Ehdotettaessa kunniamerkkiä ulkomaan kansalaiselle käytetään lomaketta soveltaen, lisättynä tarvittavilla vapaamuotoisesti esitetyillä lisätiedoilla.

• VRR km-ehdotuslomake

Ehdotuksen perustelut (lomakkeen kohta E / Tarkka perustelu) kannattaa kirjoittaa huolella. Perusteluina on mahdollisuuksien mukaan hyvä mainita esimerkiksi

• Missä tehtävissä tai toiminnoissa henkilö on toiminut ja ansioitunut,
• Mitkä ovat hänen erityiset ansionsa, joiden puolesta hän erottuu palkittavaksi,
• Millainen on ollut hänen toimintansa tai yksittäisen teon merkitys ja vaikuttavuus esimerkiksi yhteiskunnan, yhteisön, järjestön tai muiden tahojen taikka toisten kansalaisten kannalta.

Ritarikunnan kanslia antaa tarvittaessa teknistä ohjeistusta kunniamerkkiesitysten laadinnasta.